Das atividades preparatórias constam o contato com organizadores/provedores de cursos estruturados aos quais fornecem informações detalhadas sobre as formações; a realização de um pré-registo no curso a fim de garantir a participação nos referidos cursos de acordo com as datas selecionadas; pagamento das propinas dos cursos estruturados. Em colaboração com o organizador do curso, é efetuada a reserva de alojamento para todos os participantes.
É realizada, se necessário, uma entrevista para avaliar o nível de proficiência em inglês e, se necessário, fornecer apoio linguístico.
Certificação de que todos os participantes têm seguro de viagem e os preparativos serão feitos em tempo adequado antes da atividade ter lugar, com o apoio da agência de viagens.
Outras medidas como Cartão Europeu de Saúde e seguro, bem como a elaboração de um dossier onde conste informação sobre o local e a organização promotora do curso, bem como contatos importantes, previsão meteorológica, locais a visitar entre outros dados.
A nível cultural levaremos, nas nossas mobilidades, informação turística, referente ao nosso concelho e à nossa ilha e produtos tradicionais e promocionais da Região Autónoma da Madeira, de modo a assegurar a melhor representação da nossa gente e da nossa terra.
Todas estas atividades são discutidas e analisadas em reuniões com os participantes, onde também se efetuam os contratos com o participante, de mobilidade individual para fins de aprendizagem.